Если не вдаваться в тематику, то относитесь как к любому проекту с сметой, начните с количества людей, подходит ли помещение, это не только вместимость, необходимо комфортное пребывание, еда и напитки (бухло и нет), оборудование, связь со всеми участниками, возможный ночлег, уладить с соседями вопросы, пока хватит - но это поверхностно.